Напишите нам, мы в онлайне!
Перейти к статьям сайта

 

Архивы
Видео-канал Адвокатского бюро
free counters
Карта Блоггеров
Rambler's Top100 ProtoPlex: программы, форум, рейтинг, рефераты, рассылки!
Барристер, Адвокатское Бюро
355012, Россия, Ставропольский край, , Ставрополь город,Ленина улица, д. 466, оф. 1
время работы: пн-пт 9:00-18:00, перерыв 13:00-14:00
+7 (8652) 56-57-65
http://www.barrister-kavkaz.ru

postheadericon Выдача дубликата трудовой книжки

Случаи выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки – надлежащим образом оформленный документ, соответствующий по содержанию оригиналу (первому экземпляру) трудовой книжки, за исключением совершенных в ней ранее неверных (неточных) записей, а также записей, восстановить которые не представляется возможным из-за отсутствия соответствующих оснований (документированные сведения). Правила ведения и хранения трудовых книжек и Инструкция по заполнению трудовых книжек предусматривают следующие основные ситуации, влекущие за собой необходимость в выдаче работнику дубликата:

1. Выявление в трудовой книжке признанной недействительной записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу.
2. Утрата трудовой книжки работником.
3. Утрата трудовой книжки работодателем.
4. Непригодность трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению.
Рассмотрим перечисленные ситуации подробнее.

Порядок выдачи дубликата в каждом случае

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена пунктом 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В случае выявления такой записи работник вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки является решение работодателя – например, выраженное в форме резолюции на письменном заявлении работника. Последующую выдачу работнику надлежащим образом оформленного дубликата, как правило, обеспечивает сотрудник кадрового органа предприятия с соответствующими полномочиями.

Согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек выдача дубликата трудовой книжки производится работодателем в срок не более 15 дней, исчисляемых с даты рассмотрения письменного заявления. Выдаче дубликата трудовой книжки предшествует его оформление, которое включает:

установление (подтверждение) недействительности записи об увольнении (о переводе на другую постоянную работу) на основании имеющихся в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных работником) документов;
перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки;
простановку в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки отметки «Дубликат»;
оформление на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки надписи: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена пунктом 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы, одновременно обратившись к нему с просьбой о выдаче дубликата.

При оформлении дубликата в связи с утратой трудовой книжки в соответствии с пунктом 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся:

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами;

сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы работника.
Уточним, что общий стаж работы записывается в разделе «Сведения о работе» суммарно. Такую запись целесообразно внести в дубликат, руководствуясь общими правилами оформления записей о работе, т.е. предварительно указав в графе 3 – в виде заголовка – наименование предприятия, а ниже – включаемое в трудовой стаж работника общее количество лет, месяцев, дней работы (без уточнения предприятия, периодов работы и должностей работника).

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателем предусмотрена пунктом 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек. При этом наиболее сложной ситуацией, влекущей за собой необходимость в выдаче дубликата, является наступление обстоятельств, связанных с массовой утратой трудовых книжек – например, в результате чрезвычайных ситуаций: экологических (техногенных) катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.

В подобных обстоятельствах наиболее проблематичным – с учетом возможной утраты не только трудовых книжек, но и документов, на основании которых в них ранее совершались соответствующие записи – представляется установление трудового стажа работников, которым предстоит выдать дубликаты. Установлением стажа в подобных случаях занимается специально уполномоченная комиссия (на местном уровне) на основании документов, имеющихся у работника. К числу таких документов Правила ведения и хранения трудовых книжек относят справки, профсоюзные билеты, учетные карточки членов профсоюза, расчетные книжки.

Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних – надлежащим образом оформленные копии документов (выписки из документов). В отсутствие у работников необходимых документов установление трудового стажа может производиться комиссией на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности на одном предприятии или в одной отраслевой (ведомственной) системе.
Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт. С этой целью комиссия вправе направлять запросы о предоставлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти), а также другие предприятия, на которых ранее трудился работник.

По результатам работы комиссии составляется акт. В акте фиксируются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании надлежащим образом оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки к дальнейшему использованию предусмотрена пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Уточним, что причинами, делающими трудовую книжку непригодной к дальнейшему использованию, могут быть те или иные внешние воздействия, в результате которых документ обгорел, порвался, испачкался и т.п.
Порядок выдачи дубликата трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию по назначению, соответствует описанному выше. При этом, однако, следует иметь в виду, что из-за обгорания (разрыва и т.п.) сведения в составе ранее совершенных в трудовой книжке записей (или какая-то их часть) могут быть утрачены. Следовательно, это повлечет за собой необходимость в использовании в качестве основания для внесения записей в дубликат соответствующих документов. Если же имеющиеся в распоряжении работодателя документы, на основании которых ранее в трудовую книжку вносились записи, не содержат полных сведений о работе работника в прошлом, то в дубликат могут быть внесены только зафиксированные в этих документах сведения.

В соответствии с пунктом 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек в том случае, если работник до поступления к данному работодателю уже работал, при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» (графа 3), прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный работник.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Соответствующие записи вносятся в раздел «Сведения о работе» нижеследующим образом:

в графе 1 – указывается порядковый номер записи;
в графе 2 – указывается дата приема на работу;
в графе 3 – указываются наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись;
в графе 4 – указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Затем:

в графе 1 – указывается порядковый номер записи;
в графе 2 – указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 – указывается причина (основание) увольнения, при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;
в графе 4 – указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

После оформления дубликата трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. Вместе с трудовой книжкой работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы.

Важные записи

Коротко остановимся на особенностях оформления в дубликате трудовой книжки отдельных видов записей. К числу таких записей, в частности, следует отнести записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности.

Согласно пункту 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Уточним, что указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания соответствующими лицами, устанавливаемого по справкам органов внутренних дел.

В случае признания записи недействительной работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, рассмотренном выше.

Порядок и случаи оформления вкладыша в трудовую книжку

Необходимость в оформлении вкладыша возникает в случае, если в трудовой книжке уже заполнены соответствующими записями все страницы одного из разделов документа.

Согласно пункту 38 Правил ведения и хранения трудовой книжки вкладыш вшивается в трудовую книжку, после чего оформляется и ведется работодателем в порядке, предусмотренном для ведения трудовых книжек. Без трудовой книжки – подчеркнем это особо – вкладыш, хотя бы и оформленный надлежащим образом, недействителен.

Факт оформления вкладыша фиксируется в трудовой книжке. С этой целью на титульном листе трудовой книжки делается – от руки или простановкой штампа – отметка «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

Титульный лист вкладыша подлежит заполнению сведениями о работнике. Такие сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки или (например, в случае значительного количества изменений (исправлений) в ранее совершенные записи) на основании соответствующих документов.

Правильность сведений в составе записей удостоверяется подписями работника и сотрудника кадрового органа предприятия, ответственного за обращение с трудовыми книжками. Подлинность подписи последнего удостоверяется оттиском печати предприятия (кадрового органа предприятия).

На этом мы завершим рассмотрение ситуаций, связанных с оформлением и выдачей дубликатов трудовых книжек и вкладышей в них.

Если статья Вам понравилась и оказалась для вас полезной, то поделитесь ей с другими:

Хочу себе плагин с такими кнопками

2 комментария на “Выдача дубликата трудовой книжки”

  • Кириллова Татьяна:

    Работник написал заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без неправильной записи. Дубликат мы заводим, оформляем, копию делаем для работника. А что делать с трудовой книжкой оригинальной, где есть неправильная запись?

  • Оригинальная книжка выдается работнику и в ней делается запись о том, что выдан дубликат с указанием даты выдачи и подписи лица, выдавшего дубликат, в соответствии с п.33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ( в ред. Постанолений Правительства РФ от 06.02.2004 № 51)

Оставить комментарий